Saat suatu bisnis berjalan, maka komponen yang bernama sistem informasi manajemen sangatlah diperlukan. Dengan adanya SIM ini, maka proses kerja dalam perusahaan bisa lebih baik. Oleh sebab itu, ruang lingkup sistem informasi manajemen harus dipahami dengan baik saat menjalankan bisnis.
Pada artikel kali ini, akan diberikan uraian lengkap mengenai empat ruang lingkup SIM secara menyeluruh. Apabila segala aspeknya sudah bisa dipahami, maka proses pemanfaatannya akan jauh lebih mudah. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan dan uraian berikut ini:
Daftar isi
Sistem
Ruang lingkup sistem informasi manajemen yang pertama adalah sistem. Jika dilihat dari definisinya, sistem adalah kombinasi dari beberapa komponen yang saling berkaitan untuk menjalankan proses kerja. Jadi bisa dipastikan jika sistem ini tidak akan bisa berjalan sendiri.
Untuk SIM, ada yang namanya sistem dalam perusahaan. Sistem ini gunanya untuk menampung dan mengatur beberapa aspek yang berkaitan dengan kerja perusahaan. Nantinya, semua data yang ada akan dikumpulkan dalam sebuah sistem sehingga kemudian bisa difungsikan.
Dengan demikian, bisa dijabarkan bahwa sistem ini masuk dalam kategori yang sangat krusial dan tidak bisa disepelekan. Jika sistem dalam perusahaan tidak mumpuni, maka bisa dipastikan jika kerja perusahaan juga tidak akan maksimal atau tidak akan menyeluruh.
Data
Kemudian untuk ruang lingkup sistem informasi manajemen yang kedua ada data. Untuk menjalankan suatu sistem kerja yang baik, maka diperlukan berbagai data yang nantinya bisa diolah atau langsung difungsikan. Tanpa adanya data, maka proses kerja tidak akan maksimal.
Oleh sebab itu, perusahaan yang menjalankan bisnis pasti akan membutuhkan data dalam bentuk yang beragam. Agar lebih mudah dipahami, pada bagian ini akan diberikan empat jenis data yang dikumpulkan dalam SIM. Untuk mengetahuinya, simak daftar berikut:
1. Jenis Data Eksternal
Untuk jenis pertama, ada data eksternal. Data ini adalah jenis data yang didapat dari luar perusahaan, yang kemudian dihimpun untuk keperluan perusahaan. Biasanya, data dari luar perusahaan difungsikan sebagai bahan riset demi kemajuan bisnis yang ada.
Misal perusahaan kosmetik, biasanya akan menghimpun data dari konsumen berupa survei dan yang lainnya. Hal ini diperlukan untuk mengetahui produk apa yang diminati, bagaimana review produknya, dan hal lain yang berkaitan dengan pasar serta konsumen.
2. Jenis Data Internal
Kemudian ada juga data internal yang dihimpun oleh SIM. Data yang satu ini akan berkaitan langsung dengan perusahaan yang berjalan. Biasanya, data tersebut terdiri dari siapa saja karyawan perusahaan, bagaimana arus keuangan, data penjualan, dan yang lainnya.
Semua data ini juga penting untuk dihimpun dan dijadikan dalam satu wadah. Dengan demikian, jika nantinya data dibutuhkan maka sistem bisa langsung mencarinya. Jadi data ini juga masuk komponen yang ada dalam ruang lingkup SIM secara menyeluruh.
3. Jenis Data Kualitatif
Lalu jika dilihat dari bentuk penyajiannya, ada jenis data kualitatif. Data seperti ini biasanya lebih mengarah pada asumsi dan opini berbagai pihak. Salah satu pihak yang penyumbang data kualitatif terbesar adalah konsumen yang memanfaatkan produk atau jasa yang ditawarkan.
Misal, seorang konsumen memberikan data tanggapan atau komplain kepada perusahaan. Tentunya, data ini akan dihimpun dalam bentuk kata-kata. Meski demikian, data ini masih masuk dalam SIM karena memiliki pengaruh dalam arah kerja perusahaan dalam mengambil keputusan.
4. Jenis Data Kuantitatif
Terakhir, ada jenis data kuantitatif. Jika data kualitatif bersinggungan langsung dengan kata-kata, maka untuk data kuantitatif ini akan berkaitan langsung dengan angka-angka. Data harga produk, data penjualan, jumlah karyawan, sisa bahan baku, adalah data yang masuk ke bagian kuantitatif.
Jadi semua data yang berbentuk angka, baik itu dari luar atau dari dalam perusahaan masih masuk ke dalam kategori data kuantitatif. Data seperti ini tentunya menjadi penting untuk berjalannya perusahaan. Oleh sebab itu, data kuantitatif juga akan dihimpun dalam SIM.
Manajemen
Untuk jenis ruang lingkup sistem informasi manajemen yang ketiga, ada yang namanya manajemen. Suatu perusahaan yang menjalankan bisnis pasti memiliki banyak kegiatan atau aktivitas yang berjalan. Tentunya semua kegiatan ini tidak bisa berjalan tanpa arah.
Oleh sebab itu, diperlukan yang namanya manajemen untuk mengatur semua proses yang ada. Mulai dari pengkoordinasian, pemantauan, sampai dengan kontrol akan dijalankan dan diatur oleh manajemen. Jika proses pengaturannya tepat, maka bisa dipastikan kerja yang berjalan juga akan terarah.
Kesinambungan antara segala proses yang berjalan ini tentunya harus selaras dengan tujuan. Jadi meskipun kegiatannya dijalankan di masing-masing bagian, namun arah geraknya masih sama yaitu menuju kemajuan bisnis. Oleh sebab itu, manajemen yang baik sangat diperlukan.
Informasi
Ruang lingkup sistem informasi manajemen yang terakhir adalah informasi. Data yang sudah dihimpun tadi, bisa diasumsikan sebagai informasi yang bisa diolah lagi atau langsing difungsikan. Fungsi dari informasi ini adalah sebagai dasar pengambilan keputusan selanjutnya.
Setiap informasi yang dihimpun ini tentunya harus memiliki nilai fungsi tinggi untuk perusahaan. Jadi jika tidak memiliki pengaruh kepada perusahaan, maka informasi tersebut tidak akan dihimpun. Bagian informasi ini juga mempunyai karakteristik. Berikut daftarnya:
1. Harus Akurat
Karakteristik yang pertama adalah akurat. Jadi, semua data yang dihimpun dalam SIM harus akurat dan tidak boleh memiliki data yang sembarangan. Bahkan untuk setiap detailnya harus dijabarkan agar nantinya bisa didapatkan susunan yang konkret.
Jika data ini tidak akurat, maka proses pengambilan keputusan juga akan membuat hasil yang salah. Proses kecurangan, penambahan, pengurangan, dan lainnya tanpa landasan yang jelas tentunya tidak diperbolehkan dan harus dihindari.
2. Saling Berkaitan
Semua informasi yang ada dalam ruang lingkup SIM juga harus berkaitan. Jadi jika tidak ada keterkaitan dengan perusahaan atau data informasi lainnya, maka informasi tersebut tidak akan berguna. Hal ini tentu harus dibuang agar tidak membingungkan SIM.
Namun keterkaitan yang dimaksud ini bukan hanya di masa sekarang. Jika dirasa nantinya akan ada keterkaitan di masa mendatang, maka data tersebut juga harus disimpan dengan baik. Untuk mendapatkan jawaban ini tentunya diperlukan prediksi yang jelas.
3. Harus Tepat Waktu
Data informasi yang dihimpun dalam SIM juga harus disajikan tepat waktu. Saat sebuah data sedang diperlukan, namun ternyata masih diolah dan belum selesai, maka tidak akan bisa digunakan. Oleh sebab itu, ketepatan waktu ini sangat diperlukan dan tidak bisa disepelekan.
Semakin cepat informasi didapat, maka pengambilan keputusan lainnya juga akan cepat. Namun jika informasi tidak segera didapatkan dan disajikan, maka segala prosesnya akan berbeda karena keputusan tidak akan bisa segera diambil. Jadi waktu memiliki andil besar dalam ruang lingkup SIM.
Itulah penjelasan lengkap mengenai ruang lingkup sistem informasi manajemen yang harus diketahui. Setiap bagiannya sudah dijelaskan tanpa ada bagian yang terlewat. Untuk itu, setiap bagiannya bisa ditelaah dengan baik agar bisa langsung diaplikasikan.